Wersja obowiązująca z dnia
Określenie sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Mrągowie i w jednostkach organizacyjnych Miasta oraz zasad jej koordynacji.
Informacje dodatkowe:
§ 1
Określa się zasady prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Mrągowie jak i w
jednostkach organizacyjnych Miasta oraz zasady jej koordynacji stanowiące załącznik
nr 1 do niniejszego zarządzenia.
W załączniku nr 2 określa się wzór upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
§ 2
Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta Mrągowo .
§ 3
Traci moc Zarządzenie Nr 16/2007 Burmistrza Miasta Mrągowo z dnia 1 czerwca 2007 roku w sprawie trybu przeprowadzania kontroli oraz postępowania pokontrolnego.
§ 4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.
Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 12/2010
Burmistrza Miasta Mrągowa
z dnia 20.kwietnia 2010 roku
ORGANIZACJA KONTROLI ZARZĄDCZEJ W URZĘDZIE MIEJSKIM W
MRĄGOWIE I JEDNOSTKACH ORGANIZACYJNYCH MIASTA
MRĄGOWO ORAZ ZASADY JEJ KOORDYNACJI
§ 1
Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą:
1) sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w
Mrągowie, jak również w pozostałych jednostkach organizacyjnych Miasta .
2) ustalenia zasad koordynacji kontroli zarządczej.
§ 2
Użyte w niniejszym regulaminie pojęcia mają następujące znaczenie:
1) kontrola – jest to czynność polegająca na sprawdzeniu stanu faktycznego i porównaniu ze stanem wymaganym (wyznaczonym) w normach prawnych, technicznych, ekonomicznych, regulaminach i instrukcjach sposobu postępowania (procedurach) , oraz sformułowaniu wniosków i zaleceń
pokontrolnych mających na celu zlikwidowanie nieprawidłowości, a także usprawnienie prac
kontrolowanej jednostki;
2) kontrolę zarządczą – w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań
podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem,
efektywny, oszczędny i terminowy;
3) informacja zarządcza – to taka informacja (słowna lub pisemna), która ma wpływ na proces podejmowania decyzji. Może tę decyzję powodować, wymuszać lub modyfikować. Nie skupia się na sprawach sensu stricto finansowych. Obejmuje swym zakresem całokształt pracy Urzędu ;
4) audyt wewnętrzny – prowadzony w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Miasta jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Burmistrza i kierowników jednostek organizacyjnych Miasta w realizacji celów i zadań przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze;
5) zalecenie pokontrolne – jest to polecenie podjęcia działania zmierzającego do usunięcia
nieprawidłowości, niezgodności z normami prawnymi, regulaminami lub instrukcjami;
6) wniosek pokontrolny – jest to propozycja wprowadzenia zmiany w kontrolowanej jednostce, mająca na celu usprawnienie lub poprawę organizacji pracy;
7) pojęcie procedury oznacza takie zaprogramowanie przez Burmistrza pracy urzędu w instrukcjach i regulaminach wewnętrznych, aby postępowanie urzędników samorządowych było zgodne nie tylko z obowiązującymi ustawowymi regulacjami prawnymi, lecz również ze standardami kontroli;
8) procedury obowiązujące w urzędzie nazywa się procedurami kontroli. Należy je rozumieć w dwojakim znaczeniu:
a) jest to zaprogramowany przez Burmistrza (w obowiązującej instrukcji wewnętrznej lub
regulaminie) sposób realizacji określonych zadań, stanowiący dla urzędników sposób
postępowania, a dla osób kontrolujących procedurę kontroli,
b) wielopoziomowa kontrola dowodu księgowego od celowości dokonania zakupu i sposobu jego dokonania – sprawdzenie pod względem merytorycznym (zastosowany tryb ustawy Prawo zamówień publicznych), poprzez przyjęcie mienia na stan urzędu, sprawdzenie
dowodu pod względem formalno-rachunkowym, dokonanie kontroli przez głównego
księgowego lub skarbnika miasta do zatwierdzenia wypłaty przez Burmistrza lub osoby przez niego upoważnionej .
9) procedury finansowe – są to procedury wynikające bezpośrednio z ustawy o finansach
publicznych i z ustawy o rachunkowości oraz wydanych na ich podstawie rozporządzeń
wykonawczych;
10)procedury około-finansowe – są to procedury wskazane w innych niż finansowe aktach
prawnych regulujących pracę samorządu.
§ 3
Każdy kierownik jednostki organizacyjnej Miasta zobowiązany jest do opracowania w formie
pisemnej i stałego uaktualniania:
1) procedur finansowych,
2) procedur około-finansowych.
§ 4
Kontrolę zarządczą sprawowaną przez Burmistrza w Urzędzie Miejskim w Mrągowie i w jednostkach organizacyjnych Miasta stanowią również:
1) kontrola instytucjonalna realizowana przez RIO , NIK lub inne podmioty, w sytuacji kiedy prowadzi działania kontrolne na zlecenie organu wykonawczego samorządu gminy,
2) audyt wewnętrzny, w szczególności w zakresie zarządzania ryzykiem oraz w trakcie czynności doradczych ,
3) kontrola finansowa sprawowana przez skarbnika miasta oraz głównych księgowych jednostek organizacyjnych Miasta,
4) kontrola funkcjonalna sprawowana przez osoby zatrudnione na stanowiskach kierowniczych oraz urzędników wyznaczonych do realizacji powierzonych zadań (np. nadzór
inwestorski),
5) kontrola zarządcza sprawowana przez kierowników miejskich jednostek organizacyjnych,
6) kontrola wewnętrzna i zewnętrzna, sprawowana przez urzędników wymienionych w §13
niniejszego zarządzenia,
7) samokontrola.
§ 5
1. Koordynację kontroli zarządczej prowadzi Sekretarz Miasta zwany w dalszej części niniejszego regulaminu koordynatorem .
2. Koordynator w imieniu Burmistrza sprawuje bezpośredni nadzór nad stanem kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Miasta.
§ 6
1. Audyt wewnętrzny prowadzony w Urzędzie Miejskim i w jednostkach organizacyjnych Miasta jest działalnością niezależną i obiektywną, której celem jest wspieranie Burmistrza i kierowników jednostek organizacyjnych w realizacji celów i zadań poprzez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Ocena, o której mowa w ust. 1, dotyczy w szczególności adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej.
3. Plan audytu oraz sprawozdanie z wykonania planu audytu stanowi, udostępnianą na wniosek, informację publiczną w rozumieniu ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej .
§ 7
1. Audytor prowadzący audyt wewnętrzny przy udziale koordynatora kontroli zarządczej dokonuje okresowej oceny stanu kontroli zarządczej,
2. Ocena dokonywana jest za dany rok do 15 lutego roku następnego i przedkładana do akceptacji dla Burmistrza Miasta ,
§ 8
Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;
2) skuteczności i efektywności działania;
3) wiarygodności sprawozdań;
4) ochrony zasobów;
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji;
7) zarządzania ryzykiem.
§ 9
Kontrola zarządcza powinna być:
1) adekwatna – to znaczy zgodna z zasadami określonymi w obowiązujących aktach prawnych oraz z niniejszym regulaminem, dokładnie odpowiadająca założonym celom kontroli zarządczej,
2) skuteczna – to znaczy, że postępowanie kontrolne powinno się zakończyć wydaniem zaleceń bądź wniosków pokontrolnych,
3) efektywna – to znaczy, że kontrola ta powinna powodować osiąganie założonych celów.
§ 10
Podstawowe funkcje kontroli zarządczej to:
1) sprawdzanie czy wydatki publiczne są dokonywane:
a) w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad:
– uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
– optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów;
b) w sposób umożliwiający terminową realizację zadań,
c) w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań;
2) porównaniu stopnia realizacji podjętych zadań z przyjętymi założeniami,
3) ocenianie prawidłowości pracy,
4) wydawanie zaleceń i wniosków pokontrolnych.
§ 11
Etapy postępowania kontrolnego, niezbędne do osiągnięcia zamierzonego celu, obejmują:
1) porównanie stanu faktycznego (efektu) z założeniami oraz ze stanem określonym w normach prawnych, technicznych, regulaminach i instrukcjach postępowania.
2) ustalenie nieprawidłowości.
3) ustalenie przyczyn nieprawidłowości (obiektywnych – niezależnych od działania jednostki
kontrolowanej, subiektywnych – zależnych od jej działania).
4) sformułowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych zmierzających do likwidacji
nieprawidłowości, usprawnienia działalności, osiągnięcia lepszych efektów.
5) omówienie wyników kontroli z kierownikiem kontrolowanej jednostki .
§ 12
1. Kontrola zarządcza zewnętrzna (w jednostkach organizacyjnych gminy) może być
prowadzona jako:
1) kompleksowa – obejmująca całokształt zasadniczych funkcji i statutowych zadań kontrolowanej jednostki; może być zlecana tylko przez Burmistrza,
2) problemowa – obejmująca wybrane zagadnienia w jednej lub kilku kontrolowanych
jednostkach,
3) doraźna – rewizja, inspekcja, wynikająca z bieżącej pilnej potrzeby sprawdzenia stanu
faktycznego, prowadzona w różnych kierunkach,
4) sprawdzająca – stosowna do potrzeb, obejmująca ocenę stopnia realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych wydanych w wyniku uprzednio prowadzonych kontroli.
2. Kontrola zarządcza wewnętrzna obejmuje zakres wskazany w pkt 1, a dotyczy głównie Urzędu Miejskiego, z zastrzeżeniem ust. 3.
3. Przy analizowaniu kosztów funkcjonowania wszystkich jednostek organizacyjnych (koszty energii elektrycznej, cieplnej, wody, wywozu nieczystości, kosztów sprzątania itp.) można
łączyć zakres kontroli wewnętrznej i zewnętrznej.
§ 13
Kontrolę zarządczą zewnętrzną i wewnętrzną sprawowaną przez Burmistrza wykonywać mogą
również:
1) Zastępca Burmistrza,
2) Sekretarz Miasta,
3) Skarbnik Miasta,
4) Kierownicy komórek organizacyjnych , zgodnie z właściwością,
5) pracownicy urzędu , na polecenie osób wymienionych w pkt. 1-4, po pisemnym upoważnieniu przez Burmistrza lub wyznaczonego przez niego pracownika,
6) Inspektor ds. Kontroli, po pisemnym upoważnieniu przez Burmistrza ,
7) kontrolę zarządczą zewnętrzną (w jednostkach organizacyjnych Miasta) i wewnętrzną
wykonywać mogą w szczególnie uzasadnionych przypadkach również podmioty zewnętrzne (również osoby fizyczne) na zasadzie zawarcia umowy cywilno–prawnej, upoważnione do tego przez Burmistrza, które posiadają do tego stosowne kwalifikacje.
§ 14
1. W Urzędzie Miejskim opracowywany jest roczny plan kontroli zawierający planowane
czynności kontrolne,
2. Plan kontroli zatwierdzany jest przez Burmistrza,
3. Plan kontroli obejmuje podstawowy zakres kontroli.
4. Plan kontroli może być w każdym czasie zmieniony przez Burmistrza, poprzez dodanie innych, wynikających z bieżących potrzeb czynności.
5. Po zakończeniu roku kalendarzowego Inspektor ds. kontroli sporządza informację o realizacji planu kontroli za rok poprzedni, która podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza i zamieszczeniu w biuletynie informacji publicznej Urzędu .
6. W związku z tym, że jest to informacja zarządcza dla Burmistrza – treść protokołów, notatek udostępniana jest na wniosek.
§ 15
1. Przed przystąpieniem do kontroli, pracownik lub pracownicy mający ją przeprowadzić
opracowują tezy dotyczące kontroli, zawierające co najmniej:
1) temat kontroli,
2) cel i zadania kontroli,
3) okres objęty kontrolą,
4) podstawowe dokumenty podlegające badaniu,
5) okres trwania badania,
6) określenie podstawowych przepisów prawnych z zakresu kontroli.
2. Po opracowaniu tez dotyczących przedmiotu kontroli, pracownicy przygotowują się do kontroli poprzez zapoznanie się z obowiązującymi przepisami prawnymi .
§ 16
1. Przeprowadzone czynności kontrolne należy udokumentować w postaci protokołu
pokontrolnego.
2. Protokół z kontroli winien być sporządzony w ciągu 7 dni od dnia zakończenia kontroli.
3. W przypadku braku uchybień, można odstąpić od sporządzenia protokołu i ograniczyć się do sporządzenia notatki służbowej.
4. Jeżeli w wyniku kontroli zostały stwierdzone uchybienia w działalności kontrolowanej jednostki, należy sporządzić zalecenia pokontrolne.
5. W przypadku sformułowania w protokole uwag, wniosków bądź zaleceń pokontrolnych, oprócz osoby kontrolującej i kierownika jednostki kontrolowanej protokół przedkłada się do podpisu Burmistrzowi lub osobie przez niego upoważnionej. Protokół traktowany jest w tym przypadku jako wystąpienie pokontrolne.
6. Kopie protokołu wydaje się wszystkim zainteresowanym wymienionym w protokole. Fakt
odbioru powinni oni potwierdzić poprzez złożenie podpisu.
7. Kierownik jednostki kontrolowanej może odmówić podpisania protokołu, składając pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.
8. Odmowa podpisania protokołu przez kierownika jednostki kontrolowanej nie stanowi
przeszkody do podpisania protokołu przez osoby kontrolujące i nie wstrzymuje toku dalszych czynności kontrolnych. Informację o odmowie podpisania i jej przyczynach zamieszcza się w protokole.
9. Kierownik kontrolowanej jednostki (lub komórki organizacyjnej urzędu) zobowiązany jest
niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 30 dni, wykonać zalecenia pokontrolne, jak
również pisemnie powiadomić Burmistrza o podjętych działaniach.
§ 17
Protokół z kontroli powinien zawierać co najmniej:
1) pełne brzmienie nazwy jednostki kontrolowanej,
2) okres prowadzenia kontroli,
3) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe przeprowadzającego kontrolę oraz analogiczne dane pracowników udzielających wyjaśnień,
4) określenie przedmiotu kontroli,
5) termin poprzedniej kontroli i stopień realizacji zaleceń pokontrolnych,
6) ustalenia z przebiegu kontroli,
7) określenie wydanych w toku kontroli wniosków i zaleceń,
8) wzmiankę o prawie zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń i wyjaśnień do treści protokołu w ciągu 7 dni od daty jego podpisania,
9) wyszczególnienie załączników,
10) określenie ilości egzemplarzy i podanie komu je dostarczono,
11) miejsce i datę sporządzenia protokołu oraz podpisy osób kontrolujących, kierownika jednostki kontrolowanej .
§ 18
Stosuje się dwa tryby przeprowadzania kontroli:
1) tryb roboczy – kiedy wstępnie badamy obszar kontroli. Jeżeli nie stwierdzi się uchybień,
błędów, nie przechodzi się do trybu protokolarnego. Sporządza się wtedy notatkę służbową
dokumentującą przeprowadzenie kontroli,
2) tryb protokolarny – stosuje się w przypadku stwierdzenia błędów i nadużyć . Sprawdzenie obszaru kontroli i jej udokumentowanie realizuje się na zasadach kontroli instytucjonalnej.
§ 19
Osoba upoważniona do dokonywania kontroli fakt jej przeprowadzenia wpisuje do książki
kontroli prowadzonej w jednostce kontrolowanej.
§ 20
Sekretarz Miasta jako koordynator kontroli zarządczej organizuje system kontroli zarządczej i sprawuje ogólny nadzór nad skutecznością działania tego systemu i prawidłowością wykorzystywania sygnałów pochodzących z prowadzonych działań kontrolnych.
§ 21
1. Kontrola finansowa stanowi jeden z elementów kontroli zarządczej.
2. Kontroli finansowej podlegają jednostki organizacyjne Miasta.
§ 22
Kontrola finansowa obejmuje:
1) przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków,
2) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych,
3) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o których mowa w pkt. 2.
§ 23
1. Podstawowe kryteria doboru do kontroli finansowej ustala się na podstawie:
1) analizy sprawozdań okresowych,
2) analizy wniosków i zaleceń pokontrolnych wydanych przez kontrole instytucjonalne,
3) konieczności przeprowadzenia kontroli krzyżowej (w Urzędzie Miejskim i w innej jednostce organizacyjnej lub finansowanej albo dofinansowywanej z budżetu Miasta),
4) analizy wniosków jednostek podległych i nadzorowanych przez Burmistrza o zwiększenie ich budżetu przekazanego do dyspozycji na podstawie planów finansowo-rzeczowych,
5) otrzymanych dotacji o różnym charakterze (kontrola prawidłowości wykorzystania
otrzymanej dotacji).
2. Innych informacji zarządczych z otoczenia wewnętrznego i zewnętrznego urzędu.
§ 24
1. W przypadkach wymagających specjalnych kwalifikacji, Burmistrz może powołać rzeczoznawcę lub biegłego rewidenta.
2. Rzeczoznawca lub biegły rewident, powołany do udziału w czynnościach kontrolnych, otrzymuje wynagrodzenie wynikające z podpisanej umowy cywilno-prawnej.
§ 25
Jeżeli w toku kontroli okaże się, że potrzebne jest zbadanie zagadnień należących do właściwości rzeczowej organu kontroli specjalistycznej, kontrolujący może zwrócić się do Burmistrza o sporządzenie wniosku do tego organu czy instytucji o udział w czynnościach kontrolnych lub jej przeprowadzenie.
§ 26
1. Kontrolujący jest uprawniony do wstępu oraz poruszania się na terenie jednostki kontrolowanej na podstawie upoważnienia podpisanego przez Burmistrza lub osoby przez niego upoważnionej.
2. Kontrolujący podlega przepisom o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz przepisom o postępowaniu z wiadomościami zawierającymi tajemnicę służbową, obowiązującymi w jednostce kontrolowanej.
§ 27
Pracownicy przeprowadzający czynności kontrolne winni być objęci systematycznym szkoleniem w ramach doskonalenia kadr administracji samorządowej.
Załącznik Nr 2
do Zarządzenia Nr 12/2010
Burmistrza Miasta Mrągowa
z dnia 20 kwietnia 2010 roku
............................., dnia ..................
(nazwa miejscowości)
UPOWAŻNIENIE
NR....../......../20…..
NR....../......../20…..
Działając na podstawie Zarządzenia Nr12/2010 Burmistrza Miasta Mrągowo z dnia 20 kwietnia 2010 r . w sprawie określenia sposobu prowadzenia kontroli zarządczej w Urzędzie Miejskim w Mrągowie i jednostkach organizacyjnych Miasta oraz zasad jej koordynacji
Upoważniam:
a) ........................................................................................................... –
(imię i nazwisko)
.................................................................................................................................../*
(stanowisko służbowe)
b) ............................................................................................................................./*
(podmiot gospodarczy lub osoba fizyczna działająca na zlecenie w formie umowy cywilno–prawnej)
do przeprowadzenia kontroli ............................................... w................................
(rodzaj kontroli)
.....................................................................................................................................,
(pełna nazwa jednostki podlegającej kontroli)
w zakresie: ...................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
......................................................................................................................................
Termin rozpoczęcia przeprowadzenia działań kontrolnych i orientacyjny termin ich
zakończenia: ………………...............................................................................................
/* – wypełnić właściwe
……......................................
(podpis Burmistrza )